eines ist mal sicher, wir können Zeit nicht aufsparen, wir können sie nicht aufbewaren und dann vielleicht später verwenden. Zeit vergeht im Sekundentakt und es liegt an uns sie so effektiv wie möglich zu nutzen.

Es gibt viele Bücher und Videos zum Thema Zeitmanagement und wie wir effektiver mit unserer Zeit umgehen können.

Wir möchten Euch in unserer Serie über Zeitmanagement einige Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Ihr effektiver werdet und Zeitfressern den Gar ausmacht.

Meine Zeitfresser sind z.B.
1. Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen
2. Telefonate
3. Meetings
4. Unordnung auf dem Schreibtisch (Nach Unterlagen suchen müssen)
5. Helfersyndrom (Nicht nein sagen können)
6. Bearbeiten von vermeintlich wichtigen E-Mails

Wie können diese Zeitfresser minimiert werden?
Unterbrechungen von Kolleginnen und Kollegen kennt sicher jeder von uns in der einen oder anderen Form. Wie aber soll man seinen Kolleginnen oder Kollegen auf eine nette Art klar machen, dass man gerade keine Zeit hat für diese Unterbrechung.

Es kann z.B. helfen, seine Bürotür geschlossen zu halten und ein Schild „Bitte nicht Stören“ oder „Besprechung – bitte nicht stören“ von außen an der Tür anzubringen. Eine weitere Möglichkeit ist, den Kollegen darum zu bitten einen Termin für ein Gespräch einzustellen, immer natürlich mit einer Themenangabe, damit man sich auch auf das Gespräch inhaltlich vorbereiten kann.

Unterbrechungen durch Telefonate können vermieden werden, indem man den Telesekretär einstellt, so laufen alle Anrufe auf den Anrufbeantworter, das bietet sich immer dann an, wenn man konzentriert an einer Aufgabe arbeiten möchte/muss. Nehmt Euch ein bis zwei Stunden am Tag das Recht heraus, telefonisch nicht erreichbar zu sein. Die heutigen Telefone geben einem viele Möglichkeiten an die Hand, sich von Anrufern für einige Zeit abzuschirmen.

Meetings, finde ich, sind eine Seuche der heutigen Zeit. Hier sollte man sich die Frage stellen, ob man wirklich bei jedem Meeting zu dem man eingeladen wird dabei sein muss. Ist es nicht viel eher so, dass jeder von uns in einer Vielzahl von Meetigs sitzt zu deren Themen er eigentlich nichts beizusteuern hat? Hier wäre eine klare Regel: „keine Meetings ohne Agenda“. Vorbereitung und effektive Meetings sind nur dann möglich wenn die Themen klar kommuniziert wurden, hierzu erfahrt Ihr demnächst mehr in unserem Beitrag „effektive Besprechungen“.

Helfersyndrom, hier ist es wichtig zu lernen nein zu sagen, Ihr müsst nicht zu Egoisten werden, aber Ihr müsst auch nicht alle Probleme Eurer Kolleginnen und Kollegen zu Euren machen. Ihr dürft gerne auch weiterhin hilfsbereit sein, allerdings alles zu seiner Zeit. Wenn Ihr an einer sehr wichtigen Terminarbeit sitzt, könnt Ihr nicht auch noch die Aufgaben Eurer Kollegen übernehmen, auch wenn die es gern so hätten.

E-Mails, ich weiß ja nicht wie es bei Euch in den E-Mail Postfächern aussieht….
In meinem finde ich eine große Anzahl von Newslettern, Werbung von Schulungsanbietern und am Schlimmsten die Mails die ich in CC bekomme, weil es ja sein könnte, dass das Thema für mich auch wichtig ist. Um sich in alle Richtugen abzusichern, werden E-Mails häufig an große E-Mail Verteiler vesandt. Was macht man jetzt mit dieser Flut von E-Mails?

Ich lösche alle Mails mit Werbeinhalten, bei Newslettern prüfe ich den Inhalt anhand der Betreffzeile. Interessiert mich der Inhalt, wird die Mail in ein Archiv verschoben und kann dann später in Ruhe gelesen werden.

Die CC-Mails sind da schon kritischer, einfach Löschen geht nicht, es könnte ja doch etwas Wichtiges sein… Mein Tipp, blockt Euch jeden Tag eine Stunde in eurem Kalender um diese E-Mails zu sichten und wenn nötig zu bearbeiten.

Welches sind Eure Zeitfresser?
Vielleicht macht Ihr euch Gedanken zu Euren Zeitfressern. Ihr könntet z.B. eine Liste Eurer Zeitfresser erstellen und dann Ideen und Lösungen suchen, wie Ihr diese Zeitfresser abstellen könnt. Einen Versuch ist es wert!

Im zweiten Teil unserer Zeitmanagement Serie werden wir uns mit dem Thema „To Do Listen“ beschäftigen.